Je krijgt er vroeg of laat een keer mee te maken: je klant betaalt de factuur niet. Wat nu? Doe je voordeel met ons stappenplan bij een niet-betalende klant.
Ga van het positieve uit
Als een klant niet betaalt, heb je misschien de neiging om van het ergste uit te gaan. Maar een veelvoorkomende reden voor een niet-betalende klant is vaak onschuldig. Denk bijvoorbeeld aan het zoekraken van de factuur, de boekhouder die op vakantie is of een geplande betaling die nog niet is uitgevoerd. Ga van het positieve uit om frictie tussen jou en de klant zoveel mogelijk te voorkomen.
Stappenplan bij een niet-betaalde factuur
Maar hoe pak je het aan als je factuur niet betaald is na de afgesproken betalingstermijn? Helaas is er geen vast stappenplan dat je doorloopt bij een niet-betaalde factuur. But don’ t worry, hier een aantal dingen die je kunt doen:
- Stuur een herinnering
Door de klant een betalingsherinnering te sturen, help je hem of haar op een zakelijke maar vriendelijke manier aan de onbetaalde factuur. Vaak is dit al voldoende om het probleem op te lossen.
- Bel je klant op
Heeft de klant na een week na het versturen van de betalingsherinnering nog niets betaald of niets laten weten? Neem dan de tijd om de klant op te bellen en te vragen naar hoe dit zit. Tijdens jullie telefoongesprek geeft de klant waarschijnlijk een reden voor een verlate betaling. Maak een duidelijke afspraak over de uiterlijke betaaldatum. Tip: Bevestig deze afspraak schriftelijk, zodat je hier altijd op terug kunt vallen.
- Verstuur een aanmaning
Is de factuur nog niet betaald? Stuur dan een tweede betalingsherinnering, ook wel aanmaning genoemd. Wees hierin duidelijk en geef aan dat verdere stappen nodig zijn als de klant de betaling niet voldoet. Maar let op: blijf wel beleefd. Blijkt het dat de klant financiële problemen heeft? Kies er dan voor om een betalingsregeling te treffen om de kans op betaling te vergroten. Bij faillissement is de kans namelijk groot dat je niets meer terugziet van de gemaakte kosten.
- Schakel een incassobureau in
Alle stappen doorlopen en nog steeds geen betaling ontvangen? Schakel dan een incassobureau in. Vergeet niet te melden dat de bijkomende kosten voor de rekening van de klant komen. Als beginnende zzp’er is het verstandig om te kiezen voor een incassobureau dat werkt op basis van ‘no cure no pay’.
- Stap naar de rechter
Gelukkig komt het in de meeste gevallen niet zover, maar in het uiterste geval stap je naar de rechter. Schakel hiervoor de hulp van een juridisch adviseur in.
Voorkom een niet-betaalde factuur
Voorkomen is beter dan genezen. Natuurlijk is het het beste om te voorkomen dat jouw klanten een factuur niet betalen. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van duidelijke algemene voorwaarden. Voorkom fouten op je factuur en communiceer duidelijk met je klant. Of sluit een kredietverzekering af. Zo verzeker je jezelf tegen de risico’s van onbetaalde facturen. Wel zo fijn!
Heb je na het lezen van deze blog nog vragen? Of wil je jouw administratie uitbesteden? Voor een vast bedrag per maand gaan onze financiële specialisten voor je aan de slag.
